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Comment organiser des réunions qui ne mettent pas tout le monde en sommeil

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Les réunions sont indispensables, sauf quand elles sont une perte de temps totale.

juillet
12 2019

8 min de lecture

Opinions exprimées par Entrepreneur les contributeurs sont les leurs.


En septembre dernier, plus de 70 employés de Honey Stinger – une marque de nutrition sportive qui fabrique des produits à base de miel – et ses sociétés sœurs ont terminé un 740-mile trek. Surnommé «la plus longue réunion du personnel au monde», ce groupe d’aventuriers a passé près de trois mois sur le sentier Continental Divide, de la frontière sud du Colorado jusqu’à sa limite nord.

Se connecter 90 jours ensemble dans la nature est un rappel dramatique que toutes les réunions ne sont pas créées égales. «Notre équipe a travaillé ensemble et a surmonté d’énormes obstacles allant des incendies de forêt à la poussée des vélos à des sommets de plus de 13 000 pieds», a écrit le directeur du marketing Garrett Mariano dans un blog de la société. "Nous sommes une équipe plus forte qui a une nouvelle compréhension et un respect mutuel."

Les réunions sont devenues un sujet brûlant dans les cercles d’entrepreneurs. Dans une fuite 2018 email Elon Musk, cofondateur et directeur général de Tesla, a déclaré à ses collaborateurs que les grandes réunions constituaient «le fléau des grandes entreprises et qu'elles empirent presque toujours avec le temps». Musk a également déclaré: informé employés à «quitter une réunion ou répondre à un appel dès qu’il est évident que vous n’ajoutez pas de valeur. Ce n'est pas impoli de partir, c'est impoli de faire rester quelqu'un et de perdre son temps.

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Définissez votre stratégie de réunion

Je ne m'inquiétais pas des réunions quand j'ai commencé JotForm Il y a 13 ans. C'était juste moi et finalement, une poignée d'employés. Nous avons été démarrés, il n'y avait donc pas de VC ou d'investisseurs à mettre à jour. Alors que nous employons plus de 140 personnes sur deux continents, je dois devenir beaucoup plus stratégique sur la manière et le moment de communiquer.

Selon TED, les réunions gaspillent environ 37 milliards de dollars par an rien qu’aux États-Unis. Cinquante pour cent des personnes interrogées déclarent que les réunions sont improductives et 73% des employés effectuent un autre travail pendant leurs réunions. Si vous avez déjà écrit une liste d'épicerie lors d'une téléconférence, vous ne serez pas surpris d'apprendre que neuf personnes sur 10 rêvaient également pendant les réunions.

Je ne veux pas perdre mon temps ou piège nos employés dans de longues réunions assourdissantes. Après tout, ils sont le cerveau et le moteur de l’entreprise. C’est pourtant si facile de se laisser prendre dans une boule de neige de réunions et d’enregistrements. Vous acceptez une invitation, puis une autre, puis 15 autres. Avant de vous en rendre compte, vous êtes plongé dans un jeu de Calendrier Tetris.

La stratégie est l'antidote à un vilain cas de rencontre de fluage. Définissez des règles de base concernant la manière, le moment et la fréquence des réunions. Créez des politiques qui permettent aux gens de frapper le «déclin» sans crainte ou FOMO, puis respectez-les. Chaque organisation est différente, mais voici ce qui fonctionne pour nous.

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1. Mettez-vous debout

Le principe d’une réunion d’état ou de stand-up – où les participants, à leur tour, informent le groupe de leurs tâches et de leurs progrès – semble raisonnable. Une bonne communication est essentielle à la création d’une entreprise. Ajoutez cependant plusieurs archivages de projet sur plusieurs jours, et cette pratique apparemment anodine peut drainer des ressources précieuses.

«Il est difficile de gaspiller plus d’argent, de temps ou d’attention que les réunions de bilan», a déclaré le PDG et co-fondateur de Basecamp, Jason Fried. a écrit en 2016. Je ne suis pas sûr de les appeler un «fléau», comme Fried l'a fait dans le même article, mais je conviens qu'ils sont rarement nécessaires.

En mai 2018, Brian Donohue, responsable technique de Pinterest esquissé un calendrier de trois jours sans rendez-vous que la société testait avec ses équipes d'ingénierie produit. Le développement de logiciels exige de longues périodes de temps, mais les réunions ont évolué parallèlement à la croissance de l'entreprise. Faire un petit changement d'horaire a rapidement produit de gros résultats, a déclaré Donohue. Plus de 91% des développeurs Pinterest ont déclaré que le changement les avait rendus plus productifs et 80% ont déclaré que leurs collègues respectaient le calendrier de non-réunion.

Que ce soit une journée sans réunion ou une règle sans appel le matin, l’expérience de Donohue rappelle que, en tant qu’entrepreneurs, nous pouvons faire des choix de planification non conventionnels. Vous pouvez prendre position pour équilibrer le temps de travail ininterrompu avec les communications nécessaires de l’équipe.

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2. Marcher et en parler

Mark Zuckerberg et Richard Branson sont des fans de réunions de marche. Tout comme Twitter, Jack Dorsey. Barack Obama est également connu pour suggérer des réunions de marche.

Les Américains s'assoient pour une moyenne de 9,3 heures chaque jour. Se déplacer pendant les réunions améliore la santé et la créativité, détruit les hiérarchies et augmente le bonheur, entre autres avantages signalés.

Par exemple, des chercheurs de la Washington University à St. Louis a trouvé que les travailleurs qui se tenaient ou marchaient pendant les réunions étaient moins territoriaux et plus impliqués dans la discussion. Dans une université de Stanford étude, 81% des participants ont déclaré que leur pensée créative s’est développée lorsqu’ils ont augmenté leur niveau d’exercice.

Je suis également un grand partisan d’étirer mes jambes et mon cerveau en même temps. Je vais souvent déjeuner et me promener avec les nouveaux et les anciens employés. Nous nous connaissons en dehors du bureau et, espérons-le, ils me voient davantage que comme «le patron».

Les réunions de marche sont difficiles lorsque le nombre de participants est élevé ou qu’il ya une tempête de neige, mais elles peuvent être une excellente option lorsque les conditions sont favorables.

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3. Donne de l'espace aux gens

En 2014, près de 70 pour cent de tous les bureaux auraient eu plans d'étage ouverts. Ces espaces aérés sont la marque d'une entreprise moderne et avant-gardiste, en particulier dans le monde de la technologie, mais ils peuvent également accroître la distraction, le stress et la frustration.

Chez JotForm, nos employés du côté des produits travaillent en petites équipes multidisciplinaires de quatre à six personnes. Chaque groupe comprend un développeur, un concepteur, un expert en données, un spécialiste de l'expérience utilisateur et d'autres rôles appropriés. Chaque équipe a également un bureau dédié, avec un grand tableau blanc et une porte qui se ferme.

Nous avons constaté que les équipes travaillant dans un espace privé n’avaient pas à planifier de réunions formelles. Ils peuvent échanger des idées et partager leurs commentaires si nécessaire. Lorsqu'ils ont besoin de temps de travail au calme, ils peuvent également veiller à ce que cela se produise. Tout dépend de l’équipe.

Je me rends compte que cet arrangement n’est pas possible pour tout le monde, en particulier lorsque vous construisez une nouvelle entreprise et que les budgets sont serrés. Mais réfléchissez à ce que vous pouvez faire pour organiser de longues réunions, en créant des «heures de bureau» à une heure précise de la journée ou en utilisant Slack ou un autre outil de messagerie instantanée pour des demandes rapides.

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4. Envoyez des commentaires par courrier électronique à la place.

Le courrier électronique est devenu l’un des sacs de frappe préférés des startups. Les gens jettent leur haine de la boîte de réception sur des articles de blogues, des articles et des forums fumants. J'ai compris. Au pire, le courrier électronique peut ressembler à une laisse numérique qui ne cesse de tirer. «Après seulement une journée de travail, a écrit Bryan Lufkin pour BBC Capital, "Nous craignons de devoir parcourir les innombrables courriels qui attendent des réponses polies, des commentaires réfléchis et des promesses sans conviction de" toucher la base "ou de" revenir en arrière "."

Cependant, dans un match en cage entre courriels et réunions, je parie sur les courriels. À chaque fois. Ce n’est pas non plus parce que je ne veux pas parler aux gens ni échanger avec mes employés. Au lieu de cela, je souhaite fournir des commentaires réfléchis et réfléchis sur mon temps personnel – qui est presque toujours à la fin de chaque journée. C’est à ce moment que je me lance Boîte de réception zéro.

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5. Faites en sorte que chaque réunion compte

Les réunions productives ont un objectif clair. Ils doivent présenter des informations nouvelles, utiles et exploitables, sans essayer d’accomplir onze tâches distinctes en une seule session. Le respect de ces règles est le meilleur moyen de s’assurer que chaque réunion atteint son objectif. Soyez impitoyable avec vos directives et tout le monde va s'attendre à une réunion franche et rythmée.

Toutes les réactions négatives des réunions peuvent donner l’impression que tout enregistrement est une perte de temps totale. Je crois que c'est loin de la vérité. Lorsque les réunions sont rapides et efficaces et qu’elles atteignent l’objectif fixé, elles peuvent être extrêmement utiles tout en alignant les participants. Après tout, les affaires sont un sport d’équipe, même si vous ne traversez pas la Continental Divide ensemble.



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